Por qué la certificación en Excel acaba costando dinero
A origen, pero a mano
Cada mes hay que restar lo certificado hasta el anterior partida por partida. Un error de celda y la certificación sale mal, y el cliente la devuelve.
Lo que se discute en la obra
Sin partes firmados ni mediciones apuntadas en su día, la certificación se negocia de memoria. Y la memoria del que paga siempre es más corta.
De la certificación a la factura, otra vez
Lo certificado se vuelve a teclear en la factura: retención, IVA o inversión del sujeto pasivo, a origen y del mes. Otra ocasión para equivocarse.
Cómo se hace una certificación de obra en STRUCTIA
Seis pasos, y en todos el programa recuerda lo que tú no tienes por qué recordar.
El presupuesto de la obra es la base
Las partidas, unidades y precios unitarios del presupuesto aceptado son las que se certifican. No se vuelven a escribir ni se pueden cambiar sin querer.
Medición del mes por partida
Apuntas la cantidad ejecutada de cada partida (m², m³, ml, ud). El programa calcula el importe del mes y acumula a origen: lo certificado hasta hoy, lo que queda y el porcentaje de avance de la obra.
Retención de garantía y condiciones
La retención (el 5 % habitual o la que marque el contrato) se configura por obra y se aplica sola en cada certificación. Lo retenido queda registrado para reclamarlo al final.
Certificación en PDF con tu plantilla
Sale la relación valorada con el origen, el mes y el total, lista para que la firme la dirección facultativa o el cliente. El estado de certificaciones y cobros de la obra se genera con un botón: certificado, cobrado, pendiente y lo que falta.
A factura con un clic
La certificación se convierte en factura con la serie correcta, el IVA o la inversión del sujeto pasivo según el cliente, y la retención descontada. Después, el cobro se casa solo cuando entra en el banco y el programa avisa si vence.
Por fases, y también a tus subcontratas
Cada certificación pasa por enviada, aprobada (y bloqueada), facturada y cobrada, con su historial. Las de tus subcontratas se hacen igual: lo hecho a origen, su retención de garantía y, al aprobarla, su gasto entra en la obra y en la partida.
Certificación a origen, certificación parcial y retención: lo esencial
La certificación a origen recoge toda la obra ejecutada desde el principio hasta la fecha; la del mes es la diferencia entre el origen de hoy y el origen del mes anterior. Es el método habitual en obra pública y en la mayoría de contratos privados porque evita que un error de un mes se arrastre: cada certificación se comprueba contra el total.
La retención de garantía (normalmente un 5 % de cada certificación) se descuenta en cada factura y se devuelve al terminar el plazo de garantía. Es dinero tuyo que es fácil olvidar reclamar: por eso STRUCTIA lo deja apuntado por obra, con su importe acumulado, y lo enseña en el estado de cobros.
Si tu empresa trabaja por precios unitarios sin total cerrado (lo normal en estructuras y encofrados: «m² de forjado a tanto»), el presupuesto puede salir solo con precios unitarios y la certificación mensual se hace sobre lo medido en obra. El programa nació así, en una empresa de estructuras.
Y lo que de verdad evita discusiones es tener los partes diarios firmados por el cliente en el momento: la medición de la certificación se apoya en lo que ya se firmó en la obra. Así funciona la firma en obra.
Lo que cuesta, sin letra pequeña
Un precio plano con todas las funciones, usuarios ilimitados, servidor y dominio incluidos. Precios sin IVA para empresas de hasta 15 trabajadores; de 16 a 35, 650 €/mes o 6.500 €/año; a partir de 35, propuesta personalizada en el día.
Preguntas sobre certificaciones
¿La certificación va con IVA o con inversión del sujeto pasivo?
Depende de quién sea tu cliente. Si certificas a otra empresa por una ejecución de obra en construcción o rehabilitación, lo normal es la inversión del sujeto pasivo (artículo 84.Uno.2.º f de la Ley del IVA): la factura va sin IVA y con la mención obligatoria. STRUCTIA lo aplica por cliente y pone el texto legal en la factura.
¿Puedo certificar partidas que no estaban en el presupuesto?
Sí: los precios contradictorios o las partidas nuevas se añaden a la obra con su precio y se certifican como las demás, separadas de las del contrato para que se vea claro.
¿Qué pasa si el cliente no acepta una medición?
Corriges la cantidad de esa partida y el programa recalcula el origen y el mes. Como todo queda en el histórico de la obra, siempre se ve qué se certificó, cuándo y qué se cobró.
¿Sale el estado de la obra para el cliente?
Con un botón: el «Estado de certificaciones y cobros» de la obra en PDF, con el total, lo certificado, lo cobrado, lo pendiente y la retención acumulada, con espacio para firma y sello de ambas partes.
¿Sirve para obras por administración o por horas?
Sí. Para ese caso está la sección Trabajos: el cuaderno diario por obra con cuadrilla y tarifa, que a fin de mes pasa a proforma o factura sin volver a escribir nada.
¿Puedo certificar a mis subcontratas?
Sí. El contrato de la subcontrata es un pedido con sus partidas y precios. Cada mes escribes lo hecho a origen, sale lo del periodo con su retención de garantía y, al aprobarla, se crea su factura recibida por el líquido, imputada a la obra y a la partida.