Las ocho fugas
1. El parte de obra que llega el viernes. El encargado lo apunta en una libreta o lo manda por WhatsApp; la oficina lo pasa a limpio. Entre 2 y 4 horas a la semana de pasar a limpio, y partidas que se olvidan de facturar. Estimación: 10 h/mes.
2. La factura que se hace dos veces. Se busca el albarán, se busca el precio, se copia el cliente de otra factura, se corrige el número de serie. 20 minutos por factura que podrían ser dos. Con 25 facturas al mes: 7 h/mes.
3. La certificación en el Excel heredado. Fórmulas que nadie se atreve a tocar, un error de marzo que aparece en junio, y una tarde de discusión con el promotor. 3 h/mes y, de vez en cuando, una certificación que se cobra un mes tarde.
4. El banco que se cuadra a mano. Mirar los movimientos, buscar a qué factura corresponde cada ingreso, apuntar los gastos para la gestoría. 4 h/mes.
5. Las horas que no se saben. La hoja de fichaje del viernes, pasada a la gestoría a final de mes; nadie sabe cuántas horas se han echado en cada obra hasta que la obra termina (y entonces ya da igual). 3 h/mes y una rentabilidad por obra que es una intuición.
6. La ITV y el seguro que caducan. Se apuntan en un calendario, se olvidan, llega la multa o el camión parado. No son horas: es un disgusto de 200-2.000 € un par de veces al año.
7. El presupuesto que no se persigue. Se manda y se espera. Nadie llama a los siete días. Un presupuesto de cada cinco se pierde por no insistir, no por precio.
8. La documentación que piden otras empresas. TC, seguros, formación de cada trabajador, ficha técnica de la máquina… cada vez que una contrata lo pide, una mañana buscando papeles. 2 h/mes.
El total, con prudencia
Sumando solo las horas (sin contar multas, facturas olvidadas ni certificaciones tardías) salen entre 20 y 30 horas al mes de trabajo de oficina que no aporta nada: pasar a limpio, buscar y copiar. A 20 € la hora de un administrativo son 400-600 € al mes; si lo hace el gerente, mucho más, porque esa hora la quita de vender o de estar en obra.
Y luego está lo que no se mide: la certificación que se cobra un mes tarde (financiación gratis al promotor), la partida ejecutada que no se facturó porque el parte no llegó, el presupuesto que se enfrió. Eso suele ser más dinero que las horas.
Qué cambia cuando el dato se escribe una sola vez
La idea detrás de un ERP de obra es simple: cada dato se introduce una vez y fluye. El encargado hace el parte en el móvil y el cliente lo firma; ese parte alimenta la medición; la medición genera la certificación; la certificación se convierte en factura; la factura se concilia con el banco cuando se cobra; y las horas del fichaje van a la obra. Nadie pasa nada a limpio porque ya está limpio.
No hace falta un programa enorme ni una consultora. Hace falta uno pensado para una empresa de obra de 5 a 15 personas, que se instale en un día y que el encargado entienda en cinco minutos.
Calcula las tuyas
Hemos puesto estas ocho fugas en una calculadora: metes cuántas facturas haces, cuántas obras llevas y cuánta gente ficha, y te dice las horas y el dinero que se te van, con tus números y sin registrarte. Tarda dos minutos.