Qué significa «a origen»
Certificar a origen es medir, cada mes, todo lo ejecutado desde el principio de la obra hasta hoy, y restar lo ya certificado en meses anteriores. La certificación del mes es la diferencia. Parece un rodeo, pero es la única forma de que un error de medición de marzo se corrija solo en abril, en vez de arrastrarse hasta la liquidación.
La alternativa, medir «lo de este mes» y sumar, tiene un problema: nadie sabe cuánto queda. Con la medición a origen, en cada certificación se ve el porcentaje ejecutado de cada partida y lo que falta para el total del presupuesto. El cliente lo ve, el jefe de obra lo ve y la oficina lo ve. Fin de la discusión de «esto ya me lo certificaste».
Los cuatro errores que retrasan el cobro
Medir sin partidas. Una certificación de «estructura, 40 %» no se puede comprobar. Una de «forjado planta 2: 412 m² de 430» sí. Las partidas con su unidad y su precio unitario, tal como salen del presupuesto, son la base de todo.
Olvidar la retención de garantía. Si el contrato dice 5 % de retención, cada certificación debe restarla y el programa debe llevar la cuenta de lo retenido para reclamarlo al final. Es dinero que muchas pequeñas constructoras pierden por no reclamarlo a tiempo.
Mezclar certificación y factura. La certificación la firma el cliente (o la dirección facultativa); la factura sale después, por el importe certificado. Si se factura antes de que esté aprobada, llegan las discusiones y los abonos.
No saber qué se ha cobrado. Certificado no es cobrado. Un «estado de certificaciones y cobros» de cada obra, con lo certificado, lo facturado, lo cobrado y lo pendiente, es el papel que más tranquilidad da en una reunión con el promotor.
El circuito completo, paso a paso
1. Presupuesto con precios unitarios. Cada partida con su unidad (m², m³, kg, ud) y su precio. En estructuras y encofrados lo habitual es trabajar sin importe total cerrado: «m² de forjado a tanto».
2. Medición mensual a origen. Se anota la cantidad ejecutada de cada partida desde el inicio. El programa calcula lo del mes restando lo anterior.
3. Certificación en PDF para firmar. Con el desglose por partidas, el acumulado, la retención y el total. Se firma en obra o se manda por correo con enlace.
4. Factura con un clic. Del importe certificado, con el IVA que corresponda a ese cliente: general o inversión del sujeto pasivo, que en subcontratas es lo normal.
5. Cobro vigilado. Vencimiento, aviso si se pasa, y conciliación con el banco cuando entra el dinero. El estado de la obra se actualiza solo.
Un ejemplo con números
Una estructura presupuestada en 180.000 € con retención del 5 %. En la certificación 3 se lleva ejecutado el 62 % a origen; en la 2 se había certificado el 41 %. La certificación del mes es el 21 %: 37.800 €. Se retienen 1.890 €, así que se facturan 35.910 € más el IVA que proceda. El estado de la obra muestra: certificado 111.600 €, retenido 5.580 €, facturado 106.020 €, cobrado 70.000 € y pendiente 36.020 €. Ese papel, con la firma del cliente debajo, es el que evita que la liquidación final se convierta en una pelea.
Cómo lo hace STRUCTIA
STRUCTIA nació en una empresa de estructuras que certificaba a origen con un Excel heredado. Hoy la medición se mete por partidas, la certificación sale en PDF con la retención aplicada, la factura se emite con un clic (con inversión del sujeto pasivo o IVA según el cliente) y el estado de certificaciones y cobros de cada obra se genera en un botón, listo para firmar con el promotor. Y cuando VeriFactu sea obligatorio, la factura que sale de la certificación ya va registrada.